بخش اول . طراحی رویداد
تهیه و تدوین حامد پیله وری – شهریور ۱۴۰۰
- آیا این یک رویداد با سخنرانان داخل سایت و ترکیبی از حاضران مجازی و حضوری؟
- بلندگوهایی که برای مخاطبان کاملاً مجازی پخش می شوند؟
- شرکت کنندگان حضوری و غیر حضوری؟
- مجموعه ای از مراکز حضوری در مکان های مختلف ؟
- و یا ترکیبی از سخنرانان حضوری و غیر حضوری؟
اصطلاح “رویداد ترکیبی” سالهاست وجود دارد. با این حال ، برنامه های اقدام همه گیر و پسا همه گیر ، این ایده را به جبهه و مرکز بسیاری از استراتژی های برنامه ریزی رویدادها آورده است.
در اصل ، یک رویداد ترکیبی لازم نیست فقط یکی از گزینه های بالا باشد. این به نوع رویداد در ظاهر ترکیبی از یک رویداد فیزیکی و یک رویداد مجازی است ، به این معنی که شما می توانید مدل ترکیبی خود را به روشهایی تنظیم کنید که برای سازمان و مخاطبان شما کار می کند. اما برای اجرای یک رویداد ترکیبی مراحل متعدد پیش رو خواهید داشت که در سه بخش طراحی ، پیش تولید و اجرای رویداد تبیین خواهد شد .
۱. طراحی استراتژی و تبیین دقیق اهداف رویداد :
اولین قدم در برگزاری رویداد شما طراحی استراتژی رویداد است ، هرچند تکنولوژی های نوین محدودیت ها را کمتر می کند اما یقینا استفاده درست از آنها در راستای هدف از پیش تعیین شده امکان پذیر خواهد بود و در صورت عدم تببین دقیق اهداف رویداد ، یقینا راندمان تیم اجرا بسیار کمتر شده و تکنولوژی ها بدرستی در کنار یکدیگر قرار نخواهند گرفت در مقایسه با رویداد های حضوری با برگزاری رویداد بصورت ترکیبی می توان به افق های جدیدی دست یافت که برخی از آنها عبارتند از :
- گسترش طیف مخاطبان رویداد علی الخصوص دستیابی به مخاطبان خارجی
- بی اثر کردن محدودیت های مسافرتی برای شرکت کنندگان و سخنرانان ( اعم از محدودیت های بهداشتی ، زمان ، هزینه های ایاب ذهاب و اسکان )
- کاهش موثر هزینه های اجرایی بخصوص در بخش تبلیغات و تشریفات
- کاهش فشار کاری از تیم اجرایی رویداد و افزایش رضایت ایشان
- افزایش طول عمر رویداد از محدوده زمانی برگزاری به تمام سال
- افزایش چشمگیر درآمد از محل کاهش هزینه ها و افزایش شرکت کنندگان
- اعتبار بخشی بیشتر به رویداد ها با دعوت از سخنرانانی که هیچ وقت حضور آنها در رویداد شما امکان پذیر نبود .
- افزایش امکانات آموزشی مداوم
- دریافت اطلاعات موثر از سخنرانان و شرکت کنندگان و برنامه ریزی جهت استفاده های معنوی و تبلیغاتی
۲. موانع خارجی رویداد را بررسی کنید و برای آنها راه حل پیدا کنید :
بسیاری از رویداد ها نیازمند مجوز های متنوعی می باشند که قبل از هر کاری نیازمند اخذ آنها خواهید بود . در بسیاری دیگر موانع دیگری از قبیل کپی رایت ممکن است برای شما دردسر ایجاد کند، در اینصورت می بایست مذاکرات در خصوص کسب رضایت صاحبان محتوا را قبل از برگزاری انجام دهید . مجوز های لازمه در خصوص تبلیغات شهری و محیطی و حتی مجوز های مورد نیاز جهت پخش زنده رویداد شما از سازمان تنظیم مقررات از الزامات قبل از برگزاری رویداد می باشد :
در برآورد بودجه رویداد های ترکیبی سرفصل های هزینه ای زیر فراموش نشود :
- تیم تولید تصویری
- تامین پلت فرم پخش
- اینترنت و زیر ساختهای شبکه
- نمایشگر های تصویری مورد نیاز
- دکور (مجازی و یا حقیقی )
- آماده سازی محتوا
- دیجیتال مارکتینگ و فضای مجازی
- پشتیبانی قبل ؛ حین و بعد از رویداد
- CRM
- نیروی انسانی ماهر صدا و تصویر
- نیروی انسانی هماهنگی ، مدیریت و خدمات رویداد
- مدریتور رویداد
در تنظیم پلان اقتصادی یک رویداد ترکیبی از ظرفیت های زیر غفلت نشود :
- افزایش تعداد مخاطب غیر حضوری
- بهره برداری از سخنرانی های جذاب غیر حضوری (هزینه های استخدام سحنرانان سرشناس بدین روش تا ۷۰ درصد کمتر می باشد )
- بکارگیری روش های پخش ویدئو بنا به درخواست (vod ) که امکان حضور مخاطبین بیشتری را در رویداد فراهم می نماید .
- دیجیتال مارکتینگ و ارائه محتوای گزینش شده در شبکه های اجتماعی
- تبلیغات در فرمت های متنوع ویدئویی و گرافیکی
- نمایشگاه مجازی با تعداد نامحدود غرفه و اسپانسر
- ظرفیت های درآمد ساز از قبیل youtube
- جمع آوری ، پردازش و فروش بانک های آماری و اطلاعاتی
توجه مهم : در ساختار های رویداد ترکیبی ، امکان در آمد سازی از رویداد در طول مدت سال با استفاده از روش های فوق وجود خواهد داشت و پلت فرم رویداد شما را به رغم زمان محدود برگزاری آن ، به ابزاری در آمد ساز در طول سال تبدیل خواهد کرد .
۴. تعریف دقیق موفقیت رویداد شما :
همانطور که قبلا گفته شد رویداد های ترکیبی به نسبت روش های مرسوم سابق فرصت های جدیدی را در تولید و استخراج جاده ها از شرکت کنندگان و همچنین روند برگزاری رویداد آهنگ کرده است است اما قبل از اینکه این داده ها به کار آید می بایست تعریف دقیقی از موفقیت رویداد انجام گیرد. در واقع باید مشخص شود فاکتورهای دقیق موفقیت در رویداد چگونه می باشد؟ چگونه می توان آنها را اندازه گیری کرد ؟ دقیقاً می بایست مشخص شود که برای سنجش موفقیت رویداد چه نوع داده هایی مد نظر است ؟ و اینکه در دستیابی به این داده ها از شیوه های مستقیم مانند نظر سنجی استفاده می شود و یا داده ها به صورت نامحسوس استخراج شود ؟
۵. آنالیز دقیق تماشاگران رویداد های ترکیبی :
شما چهار گروه شرکت کننده خواهید داشت شرکت کنندگان رو در رو شرکت کنندگان غیر متمرکز که یا به علت سرریز جمعیت در سالن دیگری نشسته اند و یا اینکه در جمع های کوچک تری از فواصل راه دور رویداد شما را تماشا می کنند ، شرکت کنندگان برخط همزمان و شرکت کنندگان درختی که رویداد شما را به صورت ناهمزمان میبیند. هر کدام از این گروه ها نیازمندهای متفاوتی دارند و رویداد را متفاوت از دیگری تجربه می کند.به عنوان مثال کیفیت و کمیت نورپردازی صدای محیطی و نمایشگرهای تصویری در رویدادهای حضوری بسیار جلب توجه می کند حال آنکه برای مخاطبان آنلاین در اولویت نمی باشد و این کار شما را در جلب توجه مخاطبان آنلاین بسیار سخت خواهد کرد. بنابراین در رویدادهای ترکیبی می بایست نیازهای هر کدام از گروه ها را کاملاً شناسایی و برای آن برنامه‌ریزی کرد.
حتماً در برنامه ریزی رویداد می بایست به لزوم رعایت عدالت در ارائه محتوا و مشارکت مناسب و یکسان همه این گروه ها توجه ویژه گردد. همچنین در برنامه ریزی زمانبندی اجرایی رویداد های بین المللی می بایست به ساعت محلی شرکت کنندگان و یا سخنرانان غیر حضوری توجه و همچنین ملزومات پخش ناهمزمان رویداد بنا به درخواست شرکت کننده فراهم شود.
توجه مهم : همانطور که گفته شد داده های آماری ابزار مهم برنامه ریزی رویداد میباشم. بنابراین می بایست در مراحل ثبت نام و نیز مذاکرات با سخنرانان کلیه داده های مورد نیاز با روشهای مناسب اخذ شود.
هالک استراتژی اهداف بودجه و مخاطبین خود را مشخص گردید می توانید یکی از بلوکهای کاربردی پیش گفته برای برگزاری رویداد خود را انتخاب کنید
