بخش دوم . پیش تولید رویداد
تهیه و تدوین حامد پیله وری – شهریور ۱۴۰۰
پس از تبیین دقیق استراتژی و اهداف برگزاری رویداد هشت قطعه دیگر پازل رویدادهای ترکیبی که به شرح زیر توضیح داده شده است در کنار یکدیگر قرار می گیرد تا آماده سازی قبل از رویداد به خوبی انجام گیرد
- بازاریابی پیش از رویداد : در واقع بازاریابی در رویدادهای ترکیبی متفاوت از سایر رویداد ها نمی باشد. با عنایت به برنامه زمانبندیو جامعه هدف شرکت کنندگان ما می بایست استراتژی بازاریابی تدوین گردد شبکه های اجتماعی بهترین راه برای اطلاع رسانی در رویداد های ترکیبی می باشد همچنین با این روش می توان جامعه هدف را در تعامل بیشتری با رویداد خود قرار دهید از طرفی ذکر این نکته نیز بسیار مهم است که حفظ و به روز رسانی شبکه های اجتماعی رو داد در نهایت می‌تواند تعاملات بلند مدت تری با مخاطبین فراهم نماید اما تنها راه برای بازاریابی شبکه های اجتماعی نیست بسیاری از ابزارهای اینترنتی از قبیل ایمیل مارکتینگ تبلیغات هدفمند پاپ آپ و حتی ارسال پیامک به جامعه هدف ، می توانند راهکارهای مناسبی برای بازاریابی رویداد شما باشد.
برای تاثیر گذاری هدفمند بر روی مخاطبان بهتر است از راهکارهای کمپینهای تبلیغاتی که توسط افراد متخصص و حوزه روابط عمومی و تبلیغات راه اندازی و طراحی شده است بهره برداری نمود.
تمایز بسیار مهمی که در رویداد های ترکیبی به نسبت سایر و رویدادها در بخش بازاریابی وجود دارد ، تبلیغات جهت درآمدزایی و بهره‌برداری از محتوا به‌صورت ناهمزمان و بسته به تقاضای مخاطب می باشد که نیازمند استمرار به منظور بهره‌برداری بیشتر خواهد بود.
- آماده سازی محتوا : در رویدادهای ترکیبی به جرات می توان گفت صرف تهیه پاورپوینت و یا پوستر به تنهایی کافی نمی باشد و جهت افزایش تعامل و جذابیت به خصوص برای مخاطبان غیر حضوری روش های متعدد دیگری می بایست مد نظر قرار گیرد در طراحی محتوا می بایست بر اساس مشخصات نیازمندیهای مخاطبان انجام گردد در طراحی محتوا همچنین می بایست به برخی مولفه های کلیدی رویداد توجه ویژه نمود از قبیل زمانبندی های اجرایی فرمت های ارائه محتوا اطلاعات کلیدی سخنرانان و راهکارهای تعامل میان برگزارکنندگان و مخاطبان
چند نکته کلیدی در پیش تولید محتوا
در رویدادهای نظیر مناظرات و گفت و گوهای صنفی و سیاسی و تاک شو ها سعی کنید از تعداد بیشتری سخنران به صورت همزمان آن استفاده کنید
حتماً برای فواصل میان برنامه ها و تعویض سخنران ها محتوای مناسب طراحی نمایید
توجه نمایید قسمت های مختلف برنامه در زمان آنها از ۲۰ دقیقه تجاوز نماید.
در رویداد ترکیبی به این مهم توجه داشته باشید که مخاطبان غیر حضوری اصطلاحاً درحال فرار از روی داد می باشد بنابراین می بایست متریال مناسب برای آنها طراحی نمایید به طور مثال راه های کوتاه تر باقابلیت دانلود مستندات می‌توانند بیشترین این تعامل را ایجاد نماید.
همچنین می توانید جهت جذب بیشتر مخاطبان غیر حضوری در رویداد از محتوای اختصاصی برای آنها رونمایی کنید به عنوان مثال مصاحبه های زنده و از پیش ضبط شده با سخنرانان کلیدی و یا مهمانان ویژه روی داد
ارتباطات دیجیتال بخش عمده ای از نیازمندیهای اطلاع رسانی و مدیریت رویداد را بر عهده دارند بنابراین این می بایست تمامی بخش های ویژه ارتباطی رویداد قبل از شروع رویداد با استفاده از جذابیت های گرافیکی و آمار متناسب با هر بخش طراحی و در معرض شرکت کنندگان قرار گیرد برخی از این المان های تبلیغاتی که نیازمند به پیش طراحی دارند به شرح زیر می باشد :
• دعوتنامه دیجیتال
صفحه ثبت نام
صفحه ورود به پلتفرم
تمامی صفحات از پیش طراحی شده در داخل پلیر های پخش زنده تصویر
اقسام متنوع گرافیک از قبیل لوگو موشن وله تیتراژ تقدیم اسلاید استراحت و تیتراژ انتهایی
هویت بصری گرافیکی ویدئویی و لایه های گرافیکی از قبیل تایتل و موشن ها
نظرسنجی ها
صفحات معرفی رویداد برای بینندگان ناهمزمان
علاوه بر نیروهای انسانی مورد نیاز در بخش تولید محتوا بارگذاری و ورود اطلاعات محتوای متنی و چند رسانه‌ای در پلتفرم های متنوع نیازمند نیروی اختصاصی می باشد.
۴ – انتخاب سخنرانان مناسب آموزش دیده برای رویدادهای هیبریدی بسیار حائز اهمیت است. است در یک رویداد ترکیبی سخنرانان نیز می بایست مهارت های برقراری ارتباط با هر دو گروه مخاطبین از راه دور و رو در رو را به درستی در نظر داشته باشند ممکن است برای بسیاری از سخنرانان رویداد ترکیبی شما اولین تجربه حضور باشد بنابراین می بایست قبل از از هر رویداد سخنرانان تمرینات متناسب انجام دهند به عنوان مثال یکی از نکات کلیدی افزایش تعامل سخنران با طیف های متنوع شرکت کنندگان ، توانایی ارتباط با دوربین می باشد بنابراین قبل از شروع سخنرانی میبایست سخنرانان را با محل قرارگیری دوربین ها و طریقه استفاده از از نمایشگرهای تالی آشنا نمود.
از دیگر نکات مهم در این بخش توجه به افزایش مفادی در خصوص ضبط ثبت و انتشار ویدئویی زنده و بنا به تقاضا ، در قرارداد سخنرانی می باشد. در این خصوص یگانه می بایست از مکانیزم های محافظت در مقابل عدم انتشار یا اصطلاحاً DRM استفاده شود.
تعامل میان شرکت کنندگان به خصوص شرکت کنندگان غیر حضوری و حفظ ارتباط آنها با رویداد شما بسیار حائز اهمیت است. و برگزارکنندگان همواره می بایست ضرورت حفظ جذابیت برای این طیف از مخاطبان توجه ویژه‌ای داشته باشند. با به کارگیری تعمیرات ساده های نظیر آنچه چه در زیر آمده است می توان مخاطبان غیر حضوری را در فضای رویداد قرار داده و توجه آنها را به محتوای رویداد کاملاً جذب نمود : سوئیچ میان دوربین های متنوع – جذابیتهای متنوع گرافیکی – به کارگیری مدریتور یا گرداننده در هر پنل – استفاده از پنل های پرسش و پاسخ چت روم – به کارگیری تمهیدات ارتباط اختصاصی شرکت کنندگان مجازی _ استفاده از اتاق های گفتگوی مجازی میان شرکت کنندگان حضوری و غیر حضوری – استفاده از روش های gamification جهت افزایش تعامل میان مخاطبین – بارگذاری همه محتوای مکتوب و پرینت شده برای شرکت کنندگان مجازی در بخش ویژه – افزایش تعاملات میان شرکت‌کنندگان به وسیله استفاده از به اشتراک گذاری فیلم و ویدئو – راه اندازی کمپین های تبلیغاتی در حین رو یداد و اختصاص جوایز ویژه به خصوص برای شرکت کنندگان غیر حضوری – و همچنین به‌کارگیری تعاملات گروه با گروه بخصوص در رویدادهایی که گروهی از شرکت کنندگان به صورت مجازی حضور دارند.
- تبیین شرح وظایف نیروی انسانی :
مرحله مهم در برگزاری رویداد ترکیبی برنامه ریزی نیروی انسانی برگزارکننده رویداد و تعیین نقش هر کدام از آنها می باشد .علاوه بر نفراتی که در بخش پیش تولید و محتوا معرفی شده اند ، چندین گروه اجرایی در هر رویداد ترکیبی مورد نیاز می باشد که انتخاب درست آن ها در مرحله پیش تولید بسیار حائز اهمیت می باشد و یقینا برای هر کدام از آن موقعیت ها می بایست شرح وظیفه دقیقی تعریف شود :
تیم اجرایی :
- دبیر اجرایی رویداد ، که مدیریت بر محتوا ، تعامل با سخنرانان و رسانه ها از اهم وظایف او می باشد
- مدیر اجرایی رویداد ، که مسئولیت مدیریت زمانی ، منابع ، ثبت نام ، تدارکات امور اجرایی بر عهده خواهد داشت
- دستیاران اجرایی رویداد به عنوان کمک به اجرای امور محوله به مدیر اجرایی رویداد عمل خواهند نمود
- پرسنل حراست ، کنترل و تشریفات
- عوامل ثبت نام و پذیرش شرکت کنندگان حضوری
- پرسنل برنامه ریزی و میزبان بخش غیرحضوری رویداد
- مدریتور یا همان تسهیلگر ویژه شرکت کنندگان غیر حضوری
- تیم پذیرایی و هدایا
تیم تولید:
- مدیریت فنی مسئول و هماهنگ کننده تیم های صدا تصویر نور و آی تی
- مدیر تولید مسئول وهماهنگ کننده نیروهای صحنه و اتاق فرمان
- مدیر صحنه مسئول هماهنگی با مدریتور مجری سخنرانان و کلیه افرادی که روی صحنه قرار دارند
- کارگردان ویدئو که مسئولیت انتخاب از میان منابع مختلف تصویر از قبیله دوربین‌ها را دارد
- مهندسین فنی تصویر که مسئولیت تنظیمات حرفه ای ابزارهای تصویربرداری و دوربین ها را برعهده دارند
- تصویربرداران که متناسب با تعداد دوربین‌های مورد نظر کارگردان به کار گرفته خواهند شد
- صدابردار و دستیاران اجرایی
- نورپرداز و دستیار اجرایی
تیم پخش زنده :
- مهندسین فنی و IT که مسئولیت پخش زنده محتوا را برعهده خواهند داشت
تیم فنی و اجرایی پلاتفرم :
- این تیم وظیفه مانیتورینگ دائم پلتفرم,آنالیز دیتا و ارائه گزارش به دبیر اجرایی و رفع هرگونه نواقص احتمالی را خواهند داشت .
تیم فنی و زیرساخت شبکه :
از وظایف این تیم نیز می توان به تامین زیرساخت های شبکه و اینترنت مورد نیاز تیم های پخش زنده, پلتفرم های پخش و تیم های اجرایی رویداد در بخش‌های پذیرش و سایر بخش ها اشاره کرد.
انتخاب نیروی انسانی رویداد:
همانطور که در بخش قبل گفته شد در مقایسه با رویداد های سنتی رویداد های ترکیبی در بخش های تولید تصویری پخش زنده و بخصوص زیرساخت های فناوری اطلاعات نیروی انسانی بیشتری مورد نیاز است. در مقایسه با سایر نیروها البته یافتن نیروی مناسب برای مشاغل فوق‌الذکر سخت تر به نظر میرسد.
نکته دیگری که در انتخاب نیروی مناسب بسیار مهم بوده و عموماً کار انتخاب را سخت می‌کند سرویس های متعدد و تفاوت قیمت آن ها می باشد که گاها موجب سردرگمی کارفرما می شود. مهمترین نکته در انتخاب این عوامل علاوه بر دانش فنی حسن سابقه آنهاست و شاید بتوان گفت کمترین توجه در این انتخاب ، می بایست به قیمت پیشنهادی این دو اولویت قطعا بر قیمت پیشنهادی ارجحیت خواهد داشت.
توجه داشته باشید که در یک یک رویداد برخط حفظ کیفیت و پایداری بسیار حائز اهمیت بوده یقین نباید ریسک آنرا به خاطر صرفه جویی در بودجه افزایش داد.
- انتخاب پلت فرم رویداد:
یکی از الزامات رویداد ترکیبی ، بکارگیری یک پلتفرم تجمیع یافته برای برگزاری رویداد بصورت حضوری و غیر حضوری می باشد .
به طور کلی پلتفرم انتخابی شما می بایست ۵ کارکرد اصلی زیر را به صورت مجتمع و بدون خطا انجام دهد
- ثبت نام و فروش رویداد
- مدیریت قبل ، حین و بعد از رویداد
- ارتباطات زنده تصویری و پخش زنده رویداد
- تعاملات شبکه های میان برگزارکنندگان و شرکت کنندگان
- ارائه اقسام متنوع خدمات و تسهیل گری در برگزاری و شرکت حضوری یا غیرحضوری
){kind=link}